INSTRUÇÃO NORMATIVA SMAP Nº 002, DE 23 DE MARÇO DE 2026
Estabelece regras e diretrizes para gestão e fiscalização de contratos administrativos de prestação de serviços e fornecimento de bens no âmbito da Administração Pública Municipal.
O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO do município de Santa Ernestina, estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 52, da Lei Complementar nº 76, de 1º de julho de 2024, e o Decreto nº 2.515, de 9 de janeiro de 2026, resolve:
CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece regras e diretrizes para gestão e fiscalização de contratos administrativos de prestação de serviços e fornecimento de bens de que trata a Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021 e o Decreto Municipal nº 2.385, de 20 de fevereiro de 2024, no âmbito da Administração Pública Municipal.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:
I - gestão de contrato: a coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros;
II - fiscalização de contrato: o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para fins de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, inclusive com o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas.
Parágrafo único. As atividades de gestão e de fiscalização dos contratos deverão ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, assegurada a distinção das atividades.
CAPÍTULO II - DA DESIGNAÇÃO E DAS ATRIBUIÇÕES DE GESTORES E DE FISCAIS DE CONTRATOS
Art. 3º Os gestores, os fiscais de contratos e os respectivos substitutos serão representantes da administração designados pelo Prefeito Municipal para exercer as atribuições estabelecidas nesta Instrução Normativa.
§ 1º Para o exercício da função, o gestor e os fiscais de contratos deverão ser formalmente cientificados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.
§ 2º A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de agentes públicos para fins de fiscalização e de gestão contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar e deverá ser sanada, conforme o caso, previamente à celebração do contrato.
§ 3º Na hipótese de eventuais impedimentos de ordem técnica ou possíveis conflitos de interesse ao diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, o servidor designado deverá comunicar o fato ao superior hierárquico.
§ 4º Na hipótese prevista no § 3º, a autoridade competente diligenciará na resolução da situação ou designará outro servidor com a qualificação requerida.
Art. 4º O gestor e o fiscal de contrato serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.
Art. 5º É permitida a contratação de terceiros para assistir e subsidiar o gestor e o fiscal de contratos, mediante autorização do Prefeito Municipal.
§ 1º Excepcionalmente as funções de gestor e fiscal de contrato poderão recair sobre a mesma pessoa, desde que devidamente justificado pela autoridade competente e desde que não comprometa a segregação de funções e o controle interno.
Art. 6º Caberá ao gestor do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:
I - acompanhar as contratações a partir da lavratura do ajuste até sua implantação, em se tratando de prestação de serviços ou da entrega de material, no caso de fornecimento parcelado que culmine em instrumento contratual;
II - ter conhecimento da íntegra do contrato firmado, bem como de seu cronograma físico-financeiro, bem como controlar a utilização dos recursos orçamentários destinados ao amparo das despesas dele decorrentes;
III - fazer constar do processo administrativo correspondente as informações e os documentos necessários à formalização do contrato, inclusive quando o seu instrumento for substituído;
IV - executar as diligências e providenciar a tramitação necessária que precedem a assinatura dos contratos, termos aditivos e de apostilamento, termos de rescisão contratual, termos de recebimento contratual e afins pela autoridade competente para, ao final, promover a publicidade desses atos;
V - expedir a ordem de início, no caso de prestação de serviços;
VI - encaminhar cópia do contrato firmado, da proposta do contratado, do edital e dos demais documentos pertinentes ao fiscal do contrato, para subsidiar o exercício da respectiva fiscalização;
VII - verificar, com base na legislação vigente, a regularidade da documentação necessária à formalização do contrato, bem como mantê-la atualizada, nos termos da lei e do contrato;
VIII - atuar conjuntamente com o fiscal do contrato, verificando a existência de adequado acompanhamento à execução do ajuste;
IX - manter o controle de todos os prazos relacionados aos contratos e informar à autoridade competente a necessidade de prorrogação contratual ou de realização de nova contratação, conforme o caso;
X - manter o controle do prazo de vigência e da atualização do valor da garantia, substituição, reforço ou prorrogação do prazo de sua vigência, quando for o caso;
XI - dar início aos procedimentos para a prorrogação dos contratos com a antecedência necessária, levando em conta as informações prestadas pela unidade demandante do serviço e pelo fiscal do contrato, os preços de mercado e demais elementos que auxiliem na identificação da proposta mais vantajosa para a Administração;
XII - verificar se a documentação necessária ao pagamento, encaminhada pelo fiscal do contrato, está de acordo com o disposto no contrato e nas normas que disciplinam os procedimentos para a liquidação e pagamento;
XIII - verificada a existência de qualquer infração contratual, constatada pelo gestor ou unidade gestora, ou apontada pelo fiscal, relatar os fatos e iniciar o procedimento de proposta de aplicação de penalidade, nos termos previstos no instrumento contratual, bem como informar, com a devida justificativa técnica, às autoridades responsáveis, os fatos que ensejam a aplicação de sanções administrativas em face da inexecução parcial ou total do contrato, observada a legislação vigente;
XIV - apurar situação de inadimplemento com relação às obrigações trabalhistas, ao tomar conhecimento dela por qualquer meio, independentemente de ação judicial, e adotar, garantido o contraditório e a ampla defesa, as providências previstas em lei e no contrato;
XV - executar as atividades inerentes à completa gestão do contrato firmado, inclusive no que se refere à manutenção das condições de regularidade fiscal, social e trabalhista do contratado, atualizando-as sempre que necessário;
XVI - repassar as informações sobre vigência e necessidade de prorrogação do ajuste para a área responsável;
XVII - exercer qualquer outra incumbência que lhe seja atribuída por força de previsão normativa.
Art. 7º Caberá ao fiscal do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:
I - acompanhar e registrar as ocorrências relativas à execução contratual, informando ao gestor contratual designado, aquelas que podem resultar na execução dos serviços e obras ou na entrega de material de forma diversa do objeto contratual, tomando as providências necessárias à regularização, por parte da contratada, das faltas ou defeitos observados;
II - recepcionar da contratada, devidamente protocolados, os documentos necessários ao pagamento, previstos no termo de contrato e das normas que disciplinam os procedimentos para a liquidação e pagamento, conferi-los e encaminhá-los ao gestor contratual designado;
III - verificar se o prazo de entrega as quantidades e a qualidade dos serviços, das obras ou do material encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual, atestar a respectiva nota fiscal ou fatura e encaminhá-la à unidade responsável pela gestão de contratos, e ao gestor contratual designado;
IV - manifestar-se formalmente, quando consultado, sobre a prorrogação, rescisão ou qualquer outra providência que deva ser tomada com relação ao contrato que fiscaliza;
V - consultar a unidade demandante dos serviços, obras ou materiais sobre a necessidade de acréscimos ou supressões no objeto do contrato, se detectar algo que possa sugerir a adoção de tais providências;
VI - propor medidas que visem à melhoria contínua da execução do contrato;
VII - exercer qualquer outra incumbência que lhe seja atribuída por força de previsão normativa.
CAPÍTULO III - DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS
Seção I - Das Providências Anteriores ao Início da Execução do Contrato
Art. 8º Incumbe ao gestor e ao fiscal dos contratos, antes do início da execução contratual, tomar conhecimento de todas as informações necessárias a execução do objeto contratado, em especial as disposições atinentes ao modelo de gestão do contrato.
Art. 9º Após a assinatura do contrato, sempre que a natureza da prestação dos serviços exigir, o gestor e o fiscal deverão promover reunião inicial com o preposto indicado pela contratada para apresentação do modelo de gestão e fiscalização, admitindo-se meios eletrônicos para esse fim.
§ 1º O órgão ou entidade contratante poderá realizar reuniões periódicas com o preposto, de modo a garantir a qualidade da execução e os resultados previstos para a prestação dos serviços.
§ 2º As comunicações entre o gestor e o fiscal de contratos e o contratado devem ser realizadas por escrito sempre que o ato exigir tal formalidade, admitindo-se meios eletrônicos para esse fim sempre que possível.
Seção II - Do Recebimento
Subseção I – Do Recebimento Provisório
Art. 10. O objeto do contrato será recebido provisoriamente:
I - em se tratando de obras e serviços, pelo fiscal do contrato, mediante termo detalhado constante do anexo I, quando verificado o cumprimento das exigências contratuais, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da comunicação formal da entrega do objeto;
II - em se tratando de compras, de forma sumária, pelo fiscal do contrato, mediante assinatura na nota fiscal.
Subseção II – Do Recebimento Definitivo
Art. 11. O objeto do contrato será recebido definitivamente mediante atesto de conformidade técnica do fiscal do contrato e homologação pelo gestor do contrato, formalizado por meio de termo detalhado constante do anexo II, que comprove o atendimento das exigências contratuais, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento provisório.
Subseção III – Da Liquidação e Pagamento
Art. 12. Efetuado o recebimento definitivo, mediante termo detalhado, o setor responsável providenciará a liquidação da despesa no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento definitivo.
Art. 13. O pagamento será efetuado no prazo de até 15 (quinze) dias úteis, contados da finalização da liquidação da despesa, observada a ordem cronológica de pagamentos.
Subseção IV - Das Disposições Gerais
Art. 14. O objeto do contrato poderá ser rejeitado, no todo ou em parte, quando estiver em desacordo com o contrato.
Art. 15. Salvo disposição em contrário constante do edital, os ensaios, os testes e as demais provas para aferição da boa execução do objeto do contrato exigidos por normas técnicas oficiais correrão por conta do contratado.
Art. 16. Mediante justificativa expressa, o edital poderá estabelecer prazos diversos para o recebimento provisório e definitivo, a liquidação da despesa e o pagamento.
Seção III - Do Registro da Gestão Contratual
Art. 17. O gestor e o fiscal do contrato deverão manter registro das ocorrências apuradas durante a execução contratual.
§ 1º Deverão ser registradas, em controle próprio, acompanhada de documentos, quando for o caso:
I - as autorizações de fornecimento ou ordem de serviços;
II - as comunicações realizadas com a contratada;
III - os recebimentos efetivados no decorrer da execução contratual;
IV - as notas fiscais emitidas pela contratada;
V - a comprovação de cumprimento das exigências contratuais;
VI - os pagamentos realizados para a contratada;
VII - glosas;
VIII - notificações;
IX - demais documentos e informações necessárias à execução contratual.
§ 2º Para atendimento do disposto no caput, o gestor e o fiscal do contrato poderão utilizar ferramentas de tecnologia para a guarda e manutenção das informações e documentos.
Art. 18. As não conformidades verificadas na execução contratual deverão ser registradas formalmente pelo fiscal do contrato, com indicação das providências adotadas, prazos para saneamento e comunicação ao gestor do contrato.
Parágrafo único. Deverá o gestor de contratos tomar providências para a formalização de processo administrativo de responsabilização para fins de aplicação de sanções, em caso de ocorrências que ultrapassarem a sua competência.
Art. 19. Encerrada a vigência contratual, o gestor do contrato deverá atestar a conclusão da execução, a inexistência de pendências administrativas ou financeiras, ou, se houver, registrá-las no processo administrativo para adoção das providências cabíveis.
Art. 20. O gestor do contrato deverá manter relatório periódico de execução contratual, na forma do anexo III.
Parágrafo único. Os relatórios de que trata o caput não poderão ter periodicidade superior a 60 (sessenta) dias, salvo contratos de curta duração.
Art. 21. O relatório de execução contratual integrará o processo administrativo da contratação, para fins de controle, auditoria e prestação de contas.
CAPÍTULO IV - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 22. Os documentos de gestão e fiscalização contratual deverão ser remetidos ao Departamento de Licitações e Contratos quando formalmente solicitado.
Parágrafo único. A obrigação de remessa aplica-se às solicitações formais expedidas pela Controladoria Interna, e aos órgãos de controle externo.
Art. 23. O Departamento de Licitações e Contratos deverá manter cadastro atualizado dos gestores e fiscais de contrato formalmente designados para o exercício das funções.
§ 1º O cadastro de que trata o caput deverá contemplar:
I - nome completo;
II - cargo ou função ocupada;
III - número de inscrição no CPF;
IV - telefone para contato; e
V - e-mail para contato.
§ 2º Todas as comunicações deverão ser realizadas através dos meios de contatos cadastrados junto ao Departamento de Licitações e Contratos.
Art. 24. As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se aos contratos administrativos que se encontrarem vigentes na data de sua entrada em vigor.
Art. 25. A Secretaria Municipal de Administração e Planejamento poderá expedir orientações complementares para a fiel execução desta Instrução Normativa.
Art. 26. Os casos omissos serão dirimidos pela Secretaria Municipal de Administração e Planejamento.
Art. 27. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
GUSTAVO HENRIQUE TORRES DA SILVA
ANEXO I
TERMO DE RECEBIMENTO PROVISÓRIO DE OBRAS E SERVIÇOS
Contrato nº:
Contratada:
CNPJ:
Nota Fiscal nº:
Por este instrumento, atesto, para fins de cumprimento do disposto no art. 10, inciso I, da IN SMAP nº 002/2026, que os correspondentes à nota fiscal acima identificada, conforme definido no Modelo de Execução do contrato supracitado, foram recebidos provisoriamente na presente data e serão objetos de avaliação por parte da CONTRATANTE quanto à adequação da entrega às condições contratuais, de acordo com os Critérios de Aceitação previamente definidos no Modelo de Gestão do contrato.
Ressaltamos que o recebimento definitivo destes serviços ocorrerá após a verificação dos requisitos e demais condições contratuais, desde que não se observem inconformidades ou divergências quanto às especificações constantes do Termo de Referência e do Contrato acima identificado que ensejem correções por parte da CONTRATADA.
Santa Ernestina, xx de xxxxxxxx de xxxx.
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ANEXO II
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
Contrato nº:
Contratada:
CNPJ:
Nota Fiscal nº:
Por este instrumento atesto, para fins de cumprimento no art. 11 da IN SMAP nº 002/2026, que os correspondentes a nota fiscal acima identificada foram pela CONTRATADA e atendem às condições contratuais, de acordo com os Critérios de Aceitação previamente definidos no Modelo de Gestão do Termo de Referência do Contrato acima indicado.
De acordo com os critérios de aceitação e demais termos contratuais, incidência de descontos por desatendimento dos indicadores de níveis de serviços definidos.
identificadas inconformidades que ensejam indicação de glosas e sanções.
Por conseguinte, o valor a liquidar correspondente à nota fiscal acima identificada monta em R$ ().
Santa Ernestina, xx de xxxxxxxx de xxxx.
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Nos termos do art. 11 da IN SMAP nº 002/2026, AUTORIZO a liquidação da despesa relativa à supracitada nota fiscal, no valor discriminado acima.
Santa Ernestina, xx de xxxxxxxx de xxxx.
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ANEXO III
RELATÓRIO DE GESTÃO CONTRATUAL
Contrato nº:
Contratada:
CNPJ:
Fiscal Responsável:
Gestor Responsável:
Período do Relatório: ____/____/____ a ____/____/____
O presente relatório tem por objetivo registrar e avaliar a execução do contrato administrativo acima identificado, em atendimento às disposições legais e normativas vigentes, especialmente quanto ao acompanhamento, fiscalização, controle e avaliação do cumprimento das obrigações contratuais.
OCORRÊNCIAS:
1. Cumpriu as obrigações contratuais? ( ) SIM ( ) NÃO
2. Obedeceu aos prazos estabelecidos? ( ) SIM ( ) NÃO
3. Entregou os documentos a que estava obrigado? ( ) SIM ( ) NÃO
4. Em caso de serviços, elaborou e encaminhou relatório mensal das atividades? ( ) SIM ( ) NÃO
5. com a qualidade esperada? ( ) SIM ( ) NÃO
6. Informou ou comunicou situações a que estava obrigado? ( ) SIM ( ) NÃO
Observações sobre as ocorrências:
7. Há necessidade de suspensão contratual? ( ) SIM ( ) NÃO
8. Há necessidade de alteração contratual? ( ) SIM ( ) NÃO
9. Há necessidade de rescisão contratual? ( ) SIM ( ) NÃO
Observações adicionais:
Providências adotadas no período:
Diante do exposto, conclui-se que o contrato foi executado de forma:
☐ Satisfatória
☐ Satisfatória com ressalvas
☐ Insatisfatória
Declaro que acompanhei a execução do contrato nos termos da legislação vigente e das cláusulas contratuais, prestando as informações acima para os devidos fins.
Houve o encerramento da execução contratual?
Se sim, há pendências administrativas ou financeiras?
As pendências administrativas ou financeiras foram comunicadas?
Declaro que o contrato encontra-se regularmente encerrado, com a execução integral do objeto e sem pendências administrativas, financeiras ou contratuais, salvo as expressamente registradas neste relatório.
Santa Ernestina, xx de xxxxxxxx de xxxx.
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